Formation ou atelier en entreprise : choisir des dates qui maximisent la présence
Une formation interne, un atelier de perfectionnement ou une séance d'accueil des nouveaux employés réunit souvent des personnes de plusieurs équipes, avec des horaires et des contraintes différentes. Si la date est mal choisie, la moitié des inscrits se désiste, la formatrice parle devant une salle vide et il faut tout reprendre. Voici comment choisir les dates d'une formation pour maximiser la participation, en une seule ou en plusieurs séances.
Définir le format avant la date
La durée et le format changent complètement les dates possibles. Une formation de trois heures en vidéo se place facilement un mardi matin ; une journée complète en présentiel demande que chacun libère son agenda et organise ses déplacements. Avant le sondage, fixez :
- La durée : une demi-journée, une journée, ou plusieurs séances courtes.
- Le mode : en personne, à distance ou hybride.
- Le nombre de places, s'il est limité par la salle ou la formule.
Proposer plusieurs séances identiques
Pour un grand groupe, il est rarement possible de trouver une date où tout le monde est disponible. La solution : offrir la même formation deux ou trois fois et laisser chacun choisir sa séance. Créez un sondage où chaque option est une séance (par exemple mardi 4 nov., 9 h – 12 h ; jeudi 6 nov., 13 h – 16 h) et demandez aux participants de cocher toutes celles qui leur conviennent. Vous répartissez ensuite le groupe selon les places.
Éviter les périodes critiques
Chaque équipe a ses périodes chargées : fin de mois en comptabilité, lancements pour le marketing, inventaire au printemps, période des Fêtes en commerce de détail. Consultez les gestionnaires avant de choisir vos options. Évitez aussi les lundis matin et les vendredis après-midi, où l'attention est faible et les absences fréquentes.
Respecter les quarts de travail
En milieu manufacturier, en santé ou en service à la clientèle, une partie des employés travaille de soir, de nuit ou de fin de semaine. Offrez au moins une séance qui chevauche le début ou la fin de leur quart, et précisez si le temps de formation est rémunéré. Une formation offerte uniquement de 9 h à 17 h exclut d'emblée l'équipe de soir.
Donner les détails pratiques dans la description
- Le contenu en deux ou trois phrases, et ce que les participants pourront faire après.
- Le lieu ou le lien, et le matériel à apporter (ordinateur portable, accès à un logiciel).
- Les préalables, s'il y en a.
- La date limite d'inscription, pour avoir le temps de commander le dîner ou d'imprimer les documents.
Atelier « Excel : tableaux croisés dynamiques » (3 h, en salle 4B). Apportez votre portable avec Excel installé. Trois séances au choix, 10 places chacune. Cochez toutes celles qui vous conviennent d'ici le 24 octobre.
Confirmer et rappeler
Quand les groupes sont formés, envoyez une invitation de calendrier à chaque participant pour sa séance. Un rappel la veille, avec le lieu et le matériel, réduit nettement les absences. Pour les formations obligatoires, gardez une trace des présences pour assurer le suivi avec ceux qui ont manqué leur séance.
Exemple : la formation cybersécurité de Patrick
Patrick, responsable des TI dans une PME de 45 employés, doit former tout le monde à la sécurité informatique. Plutôt que de chercher une date unique, il propose quatre séances d'une heure et demie en vidéo, dont une à 15 h 30 pour l'équipe de soir. Il demande à chacun de cocher toutes les séances possibles. En une semaine, 43 personnes répondent, et il répartit les groupes en tenant compte des places. Le taux de présence atteint 95 %.
Comment Accordate vous aide
Avec Accordate, vous créez un sondage avec toutes vos séances en quelques minutes, sans compte, et vous partagez un seul lien par courriel ou sur Teams. La grille montre immédiatement le nombre de personnes disponibles pour chaque séance. Créez votre sondage de formation ou consultez nos conseils pour les réunions d'équipe hybrides.