Rencontre avec des clients ou partenaires externes : trouver un créneau rapidement
Planifier une réunion à l'interne est déjà un exercice ; planifier une rencontre avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires d'autres organisations l'est encore plus. Vous n'avez pas accès à leurs agendas, ils utilisent d'autres outils (Outlook, Google, Teams, Zoom), et chaque échange de courriels ajoute une journée de délai. Voici comment trouver rapidement un créneau avec des personnes de l'extérieur, tout en projetant une image professionnelle.
Pourquoi les agendas partagés ne suffisent pas
À l'interne, l'outil de calendrier de l'entreprise montre les disponibilités de chacun. Dès qu'une personne externe est invitée, cette visibilité disparaît. Les invitations de calendrier envoyées à l'aveugle se heurtent alors à des refus et à des propositions de nouvelle heure qui se croisent. Un sondage de créneaux, au contraire, fonctionne pour tout le monde, peu importe l'outil utilisé, puisqu'il suffit d'ouvrir un lien.
Proposer des créneaux précis et peu nombreux
Avec des personnes externes, la clarté est une forme de courtoisie. Proposez de quatre à six créneaux précis, répartis sur une à deux semaines, plutôt que « n'importe quand la semaine prochaine ».
- Variez les moments : début de matinée, fin de matinée, début d'après-midi.
- Laissez du temps : le premier créneau au moins trois jours ouvrables après l'envoi.
- Évitez l'heure du dîner, sauf si la rencontre est prévue autour d'un repas.
Toujours préciser le fuseau horaire
Dès que des participants sont dans une autre province ou un autre pays, le fuseau horaire devient la première source de confusion. Indiquez-le dans le titre ou la description : Toutes les heures sont à l'heure de l'Est (Montréal). Pour une rencontre avec l'Europe, privilégiez le matin au Québec, qui correspond à l'après-midi là-bas. Pour la côte Ouest, l'inverse : le début d'après-midi au Québec.
Une description qui inspire confiance
Le sondage est souvent le premier contact concret avec vous : traitez-le comme un courriel professionnel.
- Un titre clair : Rencontre de démarrage, projet X, Entreprise A et Entreprise B.
- L'objectif et la durée de la rencontre.
- Le format : en personne (adresse) ou en ligne (le lien sera envoyé avec l'invitation).
- La date limite pour répondre.
Rencontre de démarrage du projet de refonte du portail (60 min, en vidéo sur Teams). Objectif : valider la portée et le calendrier. Les heures sont à l'heure de l'Est. Merci d'indiquer vos disponibilités d'ici jeudi midi ; l'invitation officielle suivra.
Respecter la confidentialité
Dans un sondage partagé, tous les participants voient les noms des autres. C'est généralement souhaitable, mais évitez d'y mettre des renseignements sensibles : le nom de code d'un projet confidentiel, un montant de contrat ou des informations sur un client. Utilisez un outil qui ne demande pas de compte aux invités : vous n'imposez rien à des personnes qui ne sont pas vos employés.
Passer du sondage à l'invitation officielle
Une fois le créneau choisi, fermez le sondage en sélectionnant la date finale. Les participants peuvent l'ajouter à leur calendrier en un clic. Envoyez ensuite l'invitation officielle à partir de votre outil habituel, avec le lien de visioconférence, l'ordre du jour et les documents à lire. Les participants sauront déjà que l'heure leur convient : il n'y aura pas de refus.
Exemple : la rencontre de démarrage de Sophie
Sophie, chargée de projet dans une firme de services, doit réunir deux personnes de son équipe, trois personnes chez le client à Montréal et un consultant à Vancouver. Elle propose cinq créneaux d'une heure, tous entre 12 h et 15 h, heure de l'Est, pour que le consultant n'ait pas à se lever à l'aube. En 36 heures, tout le monde a répondu et un mardi 13 h convient aux six personnes. Elle envoie l'invitation Teams le jour même.
Comment Accordate vous aide
Accordate est un sondage de créneaux qui fonctionne pour tout le monde, quel que soit l'outil de calendrier : vos invités externes ouvrent un lien, cochent leurs disponibilités et c'est tout, sans compte. Créez votre sondage ou lisez nos conseils pour les réunions d'équipe hybrides.