Planifier une réunion de C.A. ou d'OBNL et atteindre le quorum

Dans un organisme à but non lucratif, le C.A. est formé de bénévoles qui ont un emploi, une famille et souvent un autre engagement ailleurs. Trouver un soir où assez d'administrateurs peuvent se présenter pour atteindre le quorum tourne vite au casse-tête de courriels. Voici une méthode simple pour fixer vos réunions de conseil, et votre assemblée générale annuelle, sans y passer la semaine.

Relisez d'abord vos règlements généraux

Avant de proposer la moindre date, ouvrez vos règlements généraux et notez quatre choses. Elles varient d'un organisme à l'autre : vérifiez-les plutôt que de vous fier à « ce qu'on a toujours fait ».

• Le délai d'avis de convocation : combien de jours avant la réunion l'avis doit-il partir, et par quel moyen (courriel, poste, affichage)?
• Le quorum : est-ce un nombre fixe ou une proportion des administrateurs en poste?
• La participation à distance : est-elle permise par téléphone ou en visioconférence, et à quelles conditions?
• Qui convoque : souvent la présidence ou le secrétariat, mais confirmez qui en a le pouvoir.

Consignez ces réponses dans un document partagé du C.A. : vous en aurez besoin à chaque réunion.

Fixez le calendrier de l'année en une seule fois

La meilleure façon d'éviter les sondages de dernière minute, c'est d'en faire moins. À la première réunion qui suit l'assemblée générale annuelle, adoptez un rythme pour l'année : par exemple le troisième mardi du mois, de septembre à juin, sauf en décembre. Un rythme régulier permet à chacun de bloquer ses soirs des mois à l'avance.

Pour choisir ce rythme, une astuce : créez un sondage avec les soirs d'une seule semaine typique, du lundi au jeudi à 19 h, et intitulez-le « Quel soir de semaine pour nos réunions de C.A. cette année? ». Il ne restera ensuite qu'à sonder les exceptions : réunion extraordinaire, dossier urgent, assemblée annuelle.

Réunion ponctuelle : sondez deux à trois semaines d'avance

Quand une date doit être trouvée hors calendrier, lancez le sondage deux à trois semaines avant la période visée. Plus tôt, les gens ne connaissent pas encore leur horaire; plus tard, vous risquez de ne plus pouvoir respecter le délai de convocation.

Proposez trois ou quatre soirs, pas dix. Un conseil de sept à onze personnes répond mieux à un choix court. Évitez les vendredis, les veilles de congé et la semaine de la rentrée scolaire. Indiquez l'heure de début et la durée prévue dans la description : « 19 h à 21 h » n'engage pas les gens comme un « 19 h » sans fin annoncée.

Donnez aussi une date limite de réponse, cinq jours par exemple. Un modèle à copier :

Bonjour à toutes et à tous,
Nous devons tenir une réunion du C.A. avant la fin du mois pour adopter le budget révisé. Merci d'indiquer vos disponibilités d'ici vendredi midi : un « Non » nous aide autant qu'un « Oui ».
[lien du sondage]

Repérez les personnes indispensables

Toutes les présences n'ont pas le même poids. Si la réunion porte sur les états financiers, une date sans la trésorière n'a pas beaucoup de sens. Avant de lire les résultats, dressez la liste des personnes dont l'absence rendrait la réunion inutile : en général la présidence, la trésorerie et la personne qui présente le dossier principal (direction générale, responsable d'un comité).

Le score automatique met en évidence la date qui convient au plus grand nombre. Pour un C.A., posez-vous deux questions de plus :

• Combien de « Oui » fermes cette date compte-t-elle? Un « Peut-être » ne garantit pas le quorum.
• Les personnes indispensables ont-elles toutes répondu « Oui »?

Si le quorum est votre principal enjeu, désactivez l'option « Peut-être » à la création du sondage. Chacun doit alors trancher, et votre décompte des présences devient beaucoup plus fiable.

Prévoyez le mode hybride dès le départ

Si vos règlements permettent la participation à distance, dites-le dans le sondage. Un administrateur qui répondrait « Non » à une réunion en personne à 40 minutes de route peut très bien répondre « Oui » à une participation en visioconférence. Inscrivez le format dans le champ lieu, par exemple « Local du centre communautaire et Teams », et gardez le lien de la réunion pour l'avis officiel.

Prévoyez aussi un micro qui capte toute la table et envoyez les documents d'avance, pour que tout le monde lise la même version.

Une fois la date choisie, envoyez l'avis officiel

Le sondage sert à trouver la date; il ne remplace pas l'avis de convocation. Dès que la date est fixée, envoyez l'avis selon les modalités prévues par vos règlements, avec :

• la date, l'heure, le lieu et, s'il y a lieu, le lien de visioconférence;
• l'ordre du jour proposé;
• les documents à lire : procès-verbal précédent, états financiers, propositions;
• la personne à prévenir en cas d'absence.

Conservez une copie de l'avis et sa date d'envoi avec les archives de la réunion.

L'assemblée générale annuelle, un cas à part

L'AGA réunit l'ensemble des membres, pas seulement le C.A. Inutile de sonder cinquante ou deux cents personnes : sondez plutôt les administrateurs, la direction et la personne qui présentera les états financiers, puis confirmez la disponibilité de la salle. Certains règlements exigent que l'AGA se tienne dans un délai précis après la fin de l'exercice financier, et l'avis aux membres demande parfois plus de jours que pour une réunion du conseil. Vérifiez les vôtres et commencez à chercher la date au moins deux mois d'avance.

Accordate a été pensé pour ce genre de situation : aucun compte à créer pour les administrateurs, des réponses Oui, Peut-être ou Non sans ambiguïté, la possibilité de retirer le « Peut-être », et, une fois la date fixée, un ajout à l'agenda en un clic pour chacun. Créez le sondage de votre prochaine réunion en quelques minutes. Voyez aussi le guide du sondage de dates et nos conseils pour organiser un souper d'équipe avec vos bénévoles.