Planifier des entrevues d'embauche avec un comité de sélection

Recruter, c'est souvent une course contre la montre : un bon candidat reçoit plusieurs offres, et chaque journée perdue à coordonner les agendas augmente le risque qu'il accepte ailleurs. Le plus long n'est pas l'entrevue elle-même, mais la planification : trouver un moment où le gestionnaire, une personne des ressources humaines et un futur collègue sont libres en même temps. Voici comment réduire ce délai à deux ou trois jours.

Bloquer le comité avant de contacter les candidats

L'erreur la plus fréquente consiste à proposer des plages au candidat, puis à découvrir qu'un membre du comité n'est pas disponible. Inversez l'ordre : dès que l'affichage est publié, faites un sondage auprès du comité de sélection pour réserver des blocs d'entrevue sur deux semaines.

• Proposez des créneaux de 60 à 90 minutes, selon le format (entrevue, plus éventuellement un test ou une mise en situation).
• Prévoyez 15 minutes entre deux entrevues pour la discussion du comité et la prise de notes.
• Réservez dans les agendas les plages où tout le comité a répondu « oui » : ce sont celles que vous offrirez ensuite aux candidats.

Offrir des choix au candidat, pas une seule date

Un candidat qui a déjà un emploi ne peut pas toujours se libérer en plein milieu de la journée. Lui offrir trois ou quatre options, dont une tôt le matin ou en fin de journée, montre de la considération et accélère sa réponse. Pour les entrevues individuelles, vous pouvez simplement lui proposer les plages retenues par courriel. Pour une journée d'entrevues avec plusieurs candidats, un sondage où chacun indique ses disponibilités permet ensuite d'attribuer les créneaux sans chevauchement.

Dans ce dernier cas, protégez la confidentialité : les candidats ne devraient pas voir le nom des autres. Demandez-leur d'inscrire seulement leurs initiales ou un numéro de dossier, ou communiquez avec chacun séparément.

Préciser le format et le fuseau horaire

Chaque invitation devrait répondre à ces questions sans qu'on ait à les poser :

1. Format : en personne, en vidéo ou par téléphone, et le lien ou l'adresse.
2. Durée : combien de temps prévoir, test compris.
3. Participants : le nom et le rôle des membres du comité.
4. Fuseau horaire : indispensable si le candidat est dans une autre province ou un autre pays.
5. Accommodements : invitez le candidat à vous signaler tout besoin particulier.

Respecter la confidentialité

Le processus d'embauche implique des renseignements personnels. Ne mettez jamais le nom complet d'un candidat dans le titre d'un sondage ou d'un événement partagé, et utilisez un outil qui ne demande pas de compte aux participants. Au Québec, la Loi 25 exige de limiter la collecte aux renseignements nécessaires : pour planifier une entrevue, un nom ou des initiales et une disponibilité suffisent.

Une fois les entrevues terminées, supprimez le sondage avec votre lien administrateur. Accordate supprime de toute façon les sondages automatiquement après la période de conservation.

Exemple : le poste d'analyste de Nadia

Nadia, gestionnaire d'une équipe de six personnes, ouvre un poste d'analyste. Le jour de l'affichage, elle envoie au comité (elle-même, une conseillère RH et un analyste senior) un sondage avec 12 créneaux de 75 minutes répartis sur deux semaines. En 24 heures, sept créneaux font l'unanimité ; elle les bloque dans les trois agendas.

Quand les candidatures sont triées, elle offre à chacun des quatre candidats retenus trois des créneaux bloqués. Toutes les entrevues ont lieu dans la même semaine, et l'offre est faite huit jours après la fin de l'affichage.

Comment Accordate vous aide

Avec Accordate, vous créez en quelques minutes un sondage de créneaux pour votre comité, sans que personne ait à se créer de compte. La grille montre immédiatement les plages où tout le monde est disponible, et vous pouvez supprimer le sondage dès que les entrevues sont planifiées. Créez votre sondage ou consultez nos conseils pour les réunions d'équipe hybrides.