Chalet, camping ou sortie entre amis : choisir la fin de semaine idéale

Tout le monde veut le chalet. Personne ne s'entend sur la date. Entre les gardes partagées, les quarts de travail et les mariages de l'été, trouver une fin de semaine où huit adultes sont libres en même temps demande un peu de méthode. Voici comment vous y prendre, du premier sondage au dernier virement.

Une fin de semaine, une option

Pour un séjour de deux ou trois jours, oubliez les plages horaires : utilisez des journées entières. Vous avez deux façons de faire.

Une date par fin de semaine. Sélectionnez seulement le vendredi de chaque fin de semaine et précisez dans la description : « Chaque date représente la fin de semaine qui commence ce jour-là, du vendredi soir au dimanche après-midi. » La grille reste courte et lisible sur un cellulaire.
Trois dates par fin de semaine. Sélectionnez le vendredi, le samedi et le dimanche. Vous verrez qui arrive vendredi soir et qui ne peut venir que samedi. C'est utile pour un camping où les arrivées sont flexibles, mais six fins de semaine donnent alors dix-huit colonnes.

Notre conseil : la première formule pour choisir la fin de semaine, la seconde seulement si les arrivées décalées changent quelque chose à la réservation.

Comparez quatre à six fins de semaine

Avec moins de quatre options, il y a de fortes chances qu'aucune ne convienne à tout le groupe. Au-delà de six, les gens répondent en diagonale et les dates les plus éloignées ne sont plus réalistes. Avant de lancer le sondage, éliminez vous-même les fins de semaine où vous savez déjà qu'il y a un conflit : un mariage commun, un tournoi des enfants, le party de bureau de la moitié du groupe.

Lancez le sondage tôt. Pour un chalet en été, commencez à chercher dès la fin de l'hiver; pour une fin de semaine de ski, dès l'automne. Les bonnes adresses se louent bien avant que les groupes d'amis aient fini de se consulter.

Les longues fins de semaine partent vite

Au Québec, les congés qui allongent la fin de semaine sont les plus demandés, autant chez les locateurs de chalets que dans les campings :

Pâques (le Vendredi saint ou le lundi de Pâques, selon l'employeur);
la Journée nationale des patriotes, le lundi qui précède le 25 mai;
la Fête nationale (24 juin) et la fête du Canada (1er juillet), quand elles tombent près d'une fin de semaine;
la fête du Travail, le premier lundi de septembre;
l'Action de grâce, le deuxième lundi d'octobre.

Ajoutez-y les vacances de la construction, vers la fin juillet. Pour ces périodes, sondez plus tôt et attendez-vous à des prix plus élevés ou à un minimum de nuits. Rappelez aussi que tout le monde n'a pas les mêmes congés : une infirmière ou un commis d'épicerie peut très bien travailler le lundi férié.

Le problème du « Peut-être »

Le score d'Accordate compte deux points par « Oui » et un point par « Peut-être ». Pour un souper, c'est parfait. Pour un chalet avec dépôt, un « Peut-être » ne paie pas sa part. Imaginez deux fins de semaine : la première a trois « Oui » et cinq « Peut-être » (11 points), la seconde cinq « Oui » et trois « Non » (10 points). La première gagne au score, mais seule la seconde vous permet de réserver en confiance.

La solution en deux tours fonctionne bien :

Premier tour avec « Peut-être », pour avoir une vue d'ensemble.
Deuxième tour avec les deux meilleures fins de semaine seulement, « Peut-être » désactivé, et 48 heures pour répondre.

Il reste deux fins de semaine possibles pour le chalet. Cette fois, c'est oui ou non : on réserve vendredi avec ceux qui ont dit oui. [lien]

Avant de réserver : dépôt, annulation et qui paie

Désignez une seule personne pour réserver, celle qui a le contact du propriétaire ou la carte de crédit la plus patiente. Avant de payer quoi que ce soit, elle vérifie :

le nombre de chambres, de lits et d'occupants permis;
le montant du dépôt et la date du solde;
la politique d'annulation, par écrit;
les frais de ménage, les animaux, les heures d'arrivée et de départ.

La personne qui réserve ne devrait pas porter le risque seule. Règle simple : chacun envoie sa part du dépôt par virement Interac avant la réservation. Payer, c'est confirmer.

Partager les coûts sans malaise

Mettez-vous d'accord sur la formule avant le séjour, pas au retour. Par personne ou par chambre? Un couple paie-t-il double? Celui qui arrive samedi paie-t-il une nuit de moins? Décidez aussi ce qui arrive si quelqu'un se désiste après le dépôt : soit il trouve un remplaçant, soit sa part reste due. Pour l'épicerie, une seule personne fait les courses et le total est divisé également; l'alcool, chacun le sien. Notez tout dans une liste partagée et réglez les comptes dans la semaine.

Exemple : en juin, Marie-Ève veut réunir huit amis dans un chalet des Laurentides à l'automne. Elle propose cinq fins de semaine, une date par fin de semaine. L'Action de grâce obtient le meilleur score, mais avec quatre « Peut-être ». Elle lance un deuxième tour sans « Peut-être » : la fin de semaine de l'Action de grâce récolte cinq « Oui », celle de la fin septembre en obtient sept. Elle fixe la date dans Accordate, Olivier réserve après avoir reçu les sept parts du dépôt, et Sophie s'occupe de l'épicerie.

Une fois la date fixée, chacun peut l'ajouter à son agenda en un clic, et les commentaires sous la grille servent à organiser le covoiturage. Accordate ne demande aucun compte à vos amis : un lien envoyé par texto ou Messenger suffit. Créez votre sondage de fin de semaine, puis jetez un œil au guide du sondage de dates ou à nos conseils pour organiser le party des fêtes.